Las facturas, los presupuestos y los documentos de tus clientes forman parte del trabajo diario. Si solo existen en un ordenador, una avería o un borrado accidental pueden dejarte sin ellos. Organizar las copias de seguridad empieza por saber qué necesitas recuperar y cuánto tiempo puedes estar sin esos archivos.

En esta guía de copias de seguridad para pequeñas empresas comparamos tres opciones: disco duro externo, NAS y copia en la nube. Te explicamos cuándo conviene cada una, qué comprobar antes de comprar y cómo combinarlas para proteger los archivos de tu negocio.

Aviso de afiliación: Este artículo contiene enlaces de afiliado a Amazon. Si compras a través de ellos, KLAH puede recibir una comisión. Como Afiliado de Amazon, obtengo ingresos por las compras adscritas que cumplen los requisitos aplicables.

Antes de comprar: decide qué necesitas proteger

Haz una lista de los documentos y aplicaciones esenciales: facturación, proyectos, correo y archivos compartidos. Anota dónde están, cuánto espacio ocupan y quién se responsabilizará de revisar las copias. Si utilizas un programa de gestión, comprueba con su proveedor cómo hacer y restaurar una copia completa.

Define también cuántas horas de trabajo podrías perder. Esa respuesta ayuda a decidir la frecuencia de las copias. Reserva espacio para el crecimiento y para conservar versiones anteriores, no solo para el tamaño actual de tus carpetas.

Disponemos de auditorias en las que podemos ayudar a despejar todas las dudas sobre estas tareas previas, contacta con KLAH.

Un punto de partida: la regla 3-2-1

INCIBE propone mantener tres copias de los datos (el original y dos copias), utilizar al menos dos tipos de soporte y guardar una copia fuera del lugar de trabajo. Así reduces la dependencia de un único equipo o ubicación.

Además de generar las copias, practica la recuperación de algunos archivos y comprueba que se abren. Puedes consultar la guía de copias de seguridad de INCIBE para ampliar estos criterios.

1. Disco externo: una copia local sencilla

Ideal para: un autónomo o una oficina pequeña que necesita copiar los archivos de uno o pocos ordenadores.

Un disco externo permite guardar copias sin instalar un servidor. Lo útil es acompañarlo de un procedimiento: conectar el disco, ejecutar la copia, comprobar el resultado y desconectarlo cuando termine. Si todo depende de acordarte, asigna una rutina y una persona responsable.

Qué comprobar: capacidad suficiente para varias versiones, conexión compatible con tu ordenador y compatibilidad con el programa de copias. Si contiene información sensible, configura cifrado y conserva la clave de recuperación en un lugar seguro.

Ventajas: fácil de transportar y de separar del equipo cuando no se utiliza.

Limitaciones: puede perderse o averiarse. Guardarlo siempre junto al ordenador no protege frente a un robo o incidente que afecte a ambos. Puedes alternar dos discos y guardar uno en otra ubicación. Conserva versiones anteriores: replicar siempre el mismo contenido puede propagar un borrado.

Disco duro externo de sobremesa: Intenso Memory Center.
Cuándo valorarlo: si buscas un disco para las copias locales de un puesto fijo y tienes espacio y una toma de corriente disponible. Comprueba la capacidad de la variante seleccionada y la conexión antes de comprar.
Ten en cuenta: expulsa la unidad de forma segura antes de desconectarla. La alimentación externa no protege por sí sola los datos ni sustituye una segunda copia.

SSD externo portátil SanDisk.
Cuándo valorarlo: si necesitas transportar una copia con frecuencia o priorizas un formato compacto. Verifica el modelo, la capacidad y la conexión USB de la variante seleccionada.
Ten en cuenta: la velocidad real depende también del ordenador, del puerto y de los archivos. Conserva otra copia independiente en una ubicación distinta.

2. NAS de dos bahías: organiza las copias de varios equipos

Ideal para: una pequeña oficina con varios ordenadores que necesita un destino de copias accesible a través de la red.

Un NAS puede centralizar almacenamiento y ejecutar tareas programadas, según el modelo y el software disponible. Revisa qué funciones incluye y quién se encargará de actualizarlo, gestionar los permisos y comprobar los avisos de error.

Qué comprobar: aplicaciones de copia compatibles con tus equipos, discos admitidos, capacidad útil y opciones para enviar otra copia fuera de la oficina. Comprueba si el precio incluye discos; algunos NAS se venden sin ellos.

Ventajas: permite organizar el almacenamiento de varios usuarios y reducir las tareas manuales con una configuración adecuada.

Limitaciones: necesita administración y una copia independiente. Dos discos en espejo no equivalen a dos copias de seguridad: RAID puede ayudar ante el fallo de un disco, pero no sustituye la protección frente al borrado de archivos, robo o ataques.

NAS de dos bahías: Synology DiskStation DS224+.
Antes de comprar: comprueba si la oferta incluye discos y consulta la lista de unidades compatibles del fabricante. Calcula el coste del NAS más los discos y la copia externa.
Capacidad útil: depende de los discos instalados y de la configuración. En un espejo de dos discos iguales, el espacio disponible equivale aproximadamente al de uno, antes de descontar el espacio del sistema.

3. Copia a la nube

Ideal para: Disponer de una copia fuera de la oficina (o varias copias, ya que muchas de las soluciones disponen de puntos de restauración en el tiempo).

El almacenamiento en la nube se ha vuelto con el tiempo mas accesible para pequeñas empresas. Ahora tenemos la posibilidad de contratar un servicio de almacenamiento en servidores externos, con alta disponibilidad y escalabilidad.

Qué comprobar: El tamaño de los datos que queremos replicar. Esto va a depender de que tipos de ficheros queramos sacar a un recurso fuera de nuestros servidores.

Ventajas: Nos asegura disponer de una copia ante posibles desastres, que estará accesible desde cualquier equipo con conexión a Internet que tenga permisos de acceso.

Limitaciones: Precio y condiciones del proveedor.

Servicios: Microsoft OneDrive, Google Drive, Box, DropBox, Apple iCloud, pcloud.

Merece la pena gastar un poco de tiempo en elegir un almacenamiento adecuado a las necesidades especificas de cada empresa. Podemos hacer una auditoria o reunión técnica para asesorarte de una forma personalizada, contacta con KLAH.

¿Disco externo o NAS? Qué elegir para tu negocio

Opción	Cuándo encaja	Qué debes prever
Disco duro externo	Copias locales de uno o pocos equipos	Capacidad para versiones y una copia en otra ubicación
SSD externo	Transportar una copia con frecuencia	Compatibilidad USB, capacidad y otra copia independiente
NAS de dos bahías	Centralizar las copias de varios ordenadores	Discos, administración y respaldo fuera de la oficina
Copia en la nube	Mantener una copia fuera del negocio	Versiones, restauración, cuota y conexión a Internet

Si trabajas con un solo ordenador: valora un disco externo con un programa de copias y una segunda copia en otra ubicación. Prioriza una rutina que puedas mantener.

Si varios equipos comparten documentos: estudia un NAS y un plan para respaldarlo fuera de la oficina. El almacenamiento compartido también necesita copia.

Preguntas frecuentes

¿Mover mis archivos a un disco externo ya es hacer una copia?
No. Si los borras del ordenador y solo quedan en el disco, sigues teniendo una única copia. Copiar significa conservar otra versión independiente.

¿Sincronizar una carpeta con la nube es suficiente?
Depende del servicio y su configuración. Una sincronización puede propagar un borrado. Comprueba las versiones disponibles, el plazo de recuperación y cómo restaurar los datos antes de contar con ella como respaldo.

¿Se pueden automatizar las copias de seguridad?
Sí. Un programa de copias puede ejecutar tareas programadas hacia un disco externo, un NAS o un servicio de copia en la nube compatible. El destino debe estar disponible durante la tarea. Configura avisos de error, revisa los resultados y prueba la restauración de archivos periódicamente.

¿Cada cuánto debo hacer las copias?
Según la cantidad de trabajo que puedas permitirte perder. Si los archivos cambian continuamente, una copia semanal puede quedarse corta. Ajusta la frecuencia y revisa que las tareas terminan correctamente.

¿Necesitas ayuda para ponerlo en marcha?

Elegir el equipo es solo el principio. Si quieres organizar las copias de tu negocio y valorar una configuración adecuada a tus necesidades, contacta con KLAH.

«Si tuviera seis horas para cortar un árbol, invertiría las primeras cuatro en afilar el hacha» Abraham Lincoln.

Fuente de la estrategia 3-2-1: Guía de copias de seguridad de INCIBE.
Revisión editorial: 18 de octubre de 2026. Comprueba el modelo, la capacidad y el contenido de cada oferta antes de comprar.